Vilkår og personvernserklæring

Behandling av personopplysninger i Vinclude-appen
Sist oppdatert: 25. februar 2026

1. Innledning og virkeområde

Dette dokumentet utgjør de fullstendige vilkårene og personvernserklæringen for bruk av Vinclude-appen og tilhørende moduler (samlet kalt «Løsningen»). Dokumentet regulerer forholdet mellom Vinclude AS («Vinclude») og brukere av Løsningen.

Ved å registrere deg i Vinclude-appen og samtykke til vilkårene, aksepterer du disse vilkårene og personvernserklæringen i sin helhet. Dersom du ikke aksepterer vilkårene, kan Løsningen ikke benyttes.

2. Hvem kan bruke Løsningen

Vinclude-appen er tilgjengelig for nedlasting for alle, men Løsningen kan benyttes av:

a) foresatte til utøvere som deltar på et NIF-godkjent idrettslag som:

er invitert inn via klubbleddet, og
oppfyller kriteriene for tildeling av plass i Vinclude.

Tilgang til Løsningen forutsetter mottak og bruk av en unik invitasjon.

Løsningen er ikke rettet mot barn og personer under 18 år. Barn:

kan ikke opprette konto,
kan ikke bruke Løsningen, og
mottar ikke kommunikasjon direkte fra Vinclude.

b) deltakende klubber

c) deltakende partnere

3. Om Vinclude

Vinclude AS («Vinclude») utvikler og leverer digitale løsninger som kobler næringsliv og idrettslag for å skape inntekter til idrettslag og kommersiell verdi for samarbeidspartnere. Vinclude-appen kan inneholde ulike moduler levert i samarbeid med eksterne aktører, herunder REMA Dugnad-modulen levert i samarbeid med REMA 1000 Norge.

Adresse:
Vinclude AS
C/O Startuplab
Gaustadalléen 21, 0349 Oslo

4. Roller og behandlingsansvar

Vinclude er i utgangspunktet behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med bruk av Løsningen.

Der samarbeidspartnere behandler personopplysninger på vegne av Vinclude, opptrer disse som databehandlere, og det er inngått databehandleravtaler i samsvar med personopplysningsloven og GDPR.

For enkelte samarbeidspartnere, særlig innen kategori 1 (jf. punkt 8), kan partneren opptre som selvstendig behandlingsansvarlig. Dette vil i slike tilfeller fremgå tydelig ved innlogging i appen, der det gis en fullstendig oversikt over relevante parter og deres roller.

5. Registrerte personer og roller

Vinclude behandler personopplysninger om følgende kategorier registrerte:

Foresatte (brukere): foresatte til utøvere som er tilknyttet et idrettslag som deltar i Løsningen.
Lagadministratorer (Lagadmin): lagets kontaktperson i Vinclude-appen, som har et utvidet ansvar og flere tilganger knyttet til administrasjon av lagets deltakelse.
Brukere i spesifikke moduler: foresatte og lagadministratorer som deltar i særskilte moduler i Løsningen som ikke er åpne for alle brukere, herunder REMA Dugnad.

I enkelte tilfeller behandles personopplysninger på vegne av samarbeidspartnere. I slike tilfeller er samarbeidspartner behandlingsansvarlig og Vinclude databehandler.

6. Innsamling av personopplysninger

Personopplysninger samles inn når:

du registrerer deg og bruker Vinclude-appen,
du aktiverer moduler i Løsningen,
lagadministrator administrerer lagtilknytning, herunder feks sletter oppførte foresatte knyttet til laget,
samarbeidspartner administrerer ditt kundeforhold (f.eks. lojalitetsapp),
du benytter Vincludes nettsider eller kundestøtte,
Vinclude mottar data via integrasjoner (f.eks. NIF).

7. Kategorier av personopplysninger

7.1 Grunnleggende opplysninger

navn (dersom oppgitt av laget),
mobilnummer,
e-postadresse,
lagtilhørighet og rolle (foresatt eller lagadministrator),
privatadresse,
kortnummer (kun der dette er implementert og nødvendig for partnertilknytning).

7.2 Bruks- og enhetsdata

IP-adresse,
enhetsinformasjon,
push-identifikator,
bruksmønster i appen.

7.3 Bilder, video og laginnhold

Lagadministrator kan laste opp bilder, video eller annet laginnhold i henhold til funksjonalitet i Appen. Lagadministrator er da ansvarlig for å sikre gyldig samtykke i samsvar med gjeldende regelverk:

utøvere over 15 år kan samtykke selv,
for utøvere under 15 år kreves samtykke fra foresatt/verge.

Barn er ikke brukere av Appen. Eventuell behandling av personopplysninger om barn skjer kun gjennom innhold som lagadministrator laster opp i appen på vegne av laget. Vinclude innhenter ikke samtykke direkte fra barn eller foresatte, og behandler slikt innhold kun på vegne av laget.

Vinclude anbefaler at identifiserbare bilder av barn under 15 år begrenses, og at stemningsbilder eller bilder tatt på avstand benyttes der dette er mulig.

8. Deling av personopplysninger med samarbeidspartnere

Ved deltakelse kan relevante personopplysninger behandles i samarbeid med den aktuelle partneren for å muliggjøre kobling mellom kjøp/handlinger og ditt tilknyttede lag.

Kategori 1 - Samarbeidspartnere med lojalitetssystem

Eksempel: REMA 1000

Delte opplysninger:

mobilnummer,
lagtilhørighet.

Formål:

identifisering av deg som lojalitetskunder,
verifikasjon av samsvar mellom systemer,
mottak av aggregerte omsetnings- og dugnadsdata,
analyse og evaluering av Løsningens effekt.

Kategori 2 - Samarbeidspartnere med kortidentifikasjon

Delte opplysninger:

kortnummer,
lagtilhørighet.

Formål tilsvarende kategori 1.

Kategori 3 - Samarbeidspartnere med lagkode eller URL

Delte opplysninger:

lagtilhørighet.

Formål tilsvarende kategori 1.

9. REMA Dugnad-modulen

For brukere som deltar i REMA Dugnad-modulen gjelder følgende særskilte forhold:

mobilnummer og lagtilhørighet deles kun med REMA 1000,
Vinclude mottar kun aggregerte data om dugnadsbeløp og omsetning,
Vinclude har ikke tilgang til individuell handlehistorikk.
Dugnadsinntekter til lag- og klubbleddet opptjenes utelukkende gjennom registrerte foresattes faktiske handel med REMA-appen, innen varekategorien fersk frukt og grønt i deltakende REMA 1000-butikk(er).
Deltakende lag må ha minimum 5 registrerte foresatte før laget starter å genere dugnadsinntekt på REMA Dugnad
Dugnadsbeløpet utgjør 10 % av samlet omsetning innen denne kategorien i den avtalte perioden og fordeles 80% til lag, og 20% til klubb.
Det er kun handel til private husholdninger som gir genererer opptjent dugnadsbeløp
Dugnadsbeløpet kan kun opptjenes i avtalte pilotperiode: 1.mars 2026 til og med 16.juni 2026, med forbehold om forlengelse
Deltakende REMA 1000 kjøpmann kan sette et tak på inntjeningsnivået. Nivået kan ikke være lavere enn dugnadsbeløp = 8.000 kr til sammen for lag & klubb-fordelingen.
Deltakende kjøpmann kan velge å fjerne inntjeningstaket i løpet av pilotperioden

10. Formål og rettslig grunnlag

Personopplysninger behandles for følgende formål:

levering og administrasjon av Løsningen og tilhørende moduler,
administrasjon av lagtilknytning,
håndtering av henvendelser og kundestøtte,
videreformidling av data til aktiverte moduler,
analyse og forbedring av Løsningen,
utsendelse av spørreundersøkelser og relevant kommunikasjon.

Behandlingen skjer med grunnlag i:

samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a),
avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b),
berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f).

Adresseopplysninger benyttes kun til tjenesteforbedring og deles ikke uten særskilt samtykke.

11. Kommunikasjon og rollebaserte tilganger

Vinclude kan sende tjenesterelatert kommunikasjon via SMS, e-post og pushvarsler så lenge du er deltaker i Løsningen.

Slik kommunikasjon kan tilpasses basert på:

hvilken rolle du har (foresatt eller lagadministrator), og
hvordan du bruker Løsningen,
for å sikre relevant og nødvendig informasjon om din deltakelse i Løsningen og tilknyttede moduler.

Utsendelse av markedsføring eller informasjon om nye samarbeidspartnere skjer kun dersom du har gitt særskilt samtykke til dette.

Særskilt om lagadministrator

Lagadministrator (LagAdmin) har utvidede tilganger i Appen, herunder:

oversikt over hvilke foresatte som er registrert i Vinclude-appen tilknyttet laget,
ansvar for å påse at registrerte personer kun er foresatte med reell tilknytning til laget,
mulighet til å fjerne personer ved avvik, ved bruk av funksjonen «slett person» i Appen,
tilgang til rolle- og kommunikasjonsoversikt via egen profilside.

Planlagt varighet for Løsningen er til 31. desember 2026, med forbehold om forlengelse.

12. Lagring og sletting

Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig for formålet:

REMA Dugnad-modulen: slettes senest 6 måneder etter at laget deaktiveres,
partnerdata: slettes senest 6 måneder etter deaktivering,
øvrige bruksdata: slettes senest 6 måneder etter siste aktivitet i piloten.

Opplysninger kan anonymiseres og benyttes til statistiske og analytiske formål.

13. Den registrertes rettigheter

Du har rett til:

innsyn,
dataportabilitet,
retting,
sletting,
begrensning av behandling,
å trekke tilbake samtykke,
å klage til Datatilsynet.

Henvendelser kan rettes til: personvern@vinclude.no.

14. Spørsmål om Vincludeløsningen og utmelding

Ved spørsmål om Vincludeløsningen send epost til: support@vinclude.no

En bruker kan melde seg ut av Løsningen ved å sende SMS med “SLETT MEG” til 1930. Det er viktig at dette gjøres fra telefonnummeret utmeldingen gjelder for. Dette vil ikke slette opparbeidet inntjening til laget, men inntjeningsgrunnlaget fra gjeldende bruker vil umiddelbart opphøre.

15. Endringer i vilkår og Løsningen

Vinclude forbeholder seg retten til å endre vilkårene og Løsningen. Ved vesentlige endringer vil brukere varsles på hensiktsmessig måte. Videre bruk av Løsningen etter endringer innebærer aksept av oppdaterte vilkår.

16. Informasjonskapsler

Vinclude benytter informasjonskapsler på sine nettsider for drift, sikkerhet og analyse.

17. Behandlingsansvarlig og kontaktinfo

Vinclude AS
Org.nr: 931 635 409
E-post: personvern@vinclude.no